很多老板在选择进销存软件时，首先问的就是：
“进销存软件哪个最好用？”
有人看广告，选择名气最大的；有人听同行推荐，直接购买同一款；还有人觉得价格越高，功能就一定越专业。
结果软件买回来以后才发现：
员工不会操作，最后还是用本子和Excel记账；
开一张销售单要切换多个页面，严重影响工作效率；
库存数量经常对不上，月底盘点仍然是一笔糊涂账；
只能看到销售额，看不到真实成本和利润；
电脑坏了、换了办公地点，数据无法及时查看；
买软件时什么都答应，真正遇到问题却找不到售后。
进销存软件并不是越贵越好，也不是功能越多越好，适合自己企业实际业务的软件，才是真正好用的软件。
一、别只看品牌，适合自己的才最好用
很多中小企业在选软件时容易盲目跟风，看到别人使用某个品牌，就认为自己也应该买同样的软件。
但不同行业、不同规模的企业，管理需求完全不同。
例如：
批发企业更关注客户价格、销售开单、欠款对账和商品利润；
零售门店更关注扫码开单、快速收款和实时库存；
食品酒水行业更关注批次、生产日期、有效期和临期提醒；
五金建材企业更关注商品规格、仓库库位、客户历史价格和快速报价；
加工组装企业除了采购、销售和库存，还需要管理领料、加工入库、组装拆分和生产成本。
因此，判断一款进销存软件是否好用，不能只看它有没有很多功能，而要看它是否能够解决你当前最实际的问题。
二、真正好用的进销存软件，要具备这几个条件
1. 操作简单，员工不需要长期培训
中小企业使用进销存软件，最大的成本往往不是软件费用，而是学习和使用成本。
如果开一张销售单需要填写十几个字段，员工每次操作都要翻说明书，那么功能再强大，也很难真正推广使用。
真正好用的软件应该做到：
页面清晰，常用功能一眼就能找到；
采购、销售、退货、调拨和盘点操作简单；
商品、客户、供应商可以快速搜索；
支持扫码录入商品；
历史成交价格能够自动带入；
手机和电脑端操作逻辑基本一致。
软件应该帮助员工提高效率，而不是增加新的工作负担。
2. 库存数量必须准确
库存管理是进销存系统最基础，也是最重要的功能。
采购入库后，库存应当自动增加；销售出库后，库存应当自动减少；退货、调拨、盘点、加工和组装也要同步影响对应仓库的库存。
老板还应该能够随时查看：
每个仓库还有多少库存；
哪些商品库存不足；
哪些商品长期没有销售；
哪些商品出现积压；
商品具体存放在哪个库位；
商品近期有哪些出入库记录。
如果系统只能记录单据，却不能保证库存数量准确，那它本质上只是一个电子记账本，并不能真正解决库存管理问题。
3. 库存成本和销售利润能够自动计算
很多老板使用Excel管理库存时，只能统计销售金额，却很难准确计算每一笔销售到底赚了多少钱。
例如，同一个商品可能分多次采购，每次采购价格都不同。如果成本计算方式不准确，销售利润自然也不准确。
一套实用的进销存软件，应当能够根据采购入库、销售出库、退货、盘点和库存变化，自动核算：
商品库存数量；
商品库存成本；
商品平均成本单价；
每张销售单的成本；
每张销售单的毛利；
每个客户的销售利润；
每个商品的销售利润；
每月销售额和毛利。
销售额高不代表利润高。老板真正需要关注的，是卖出去以后到底赚了多少钱。
4. 应收应付和客户对账要清楚
很多批发企业最大的问题不是没有生意，而是账款收不回来。
客户先拿货、后付款，供应商先供货、再结算，是非常常见的经营方式。仅靠手工账本，很容易出现漏记、重复记账或者对账不一致。
好用的进销存软件应该自动记录：
客户累计销售金额；
客户已经付款金额；
客户当前欠款金额；
供应商采购金额；
已付供应商金额；
当前应付金额；
每笔收款和付款记录；
客户、供应商往来明细。
到了月底，不需要再翻找大量单据，直接打开系统就能完成客户和供应商对账。
5. 手机和电脑数据实时同步
现在老板不可能一直坐在办公室里。
外出拜访客户、在仓库盘点、在门店查看经营情况时，都可能需要随时使用系统。
传统单机版软件通常只能安装在固定电脑上。一旦离开办公室，就很难及时查看库存、销售额和客户欠款。
云端进销存系统的优势在于：
手机、电脑都能使用；
数据实时同步；
外出也能开单；
老板随时查看经营报表；
多名员工可以协同操作；
不需要自己维护服务器；
数据可以定期备份。
对于中小企业来说，能够随时随地使用，往往比增加一堆复杂功能更加实用。
三、为什么很多企业买了软件，最后还是不用？
不少企业并不是没有购买进销存软件，而是买完以后没有真正使用起来。
常见原因主要有以下几种。
功能太复杂
软件按照大型企业的管理模式设计，中小企业每次开单都要经过多个审批和操作步骤，员工自然不愿意使用。
功能看起来很多，实际常用功能不好用
宣传页面上列出了上百项功能，但客户搜索、商品录入、扫码开单、打印单据等高频操作却很繁琐。
售后服务跟不上
软件交付以后，只提供一份说明文档。企业遇到库存不准、数据导入或打印设置问题时，没有人及时协助处理。
只重视开单，不重视经营数据
部分软件可以打印销售单，却无法准确统计库存成本、客户欠款和销售利润。老板最终仍然要通过Excel重新整理数据。
因此，选择软件时不能只看演示页面，更应该结合自己的真实业务进行试用。
四、万佳云ERP为什么更适合中小企业？
万佳云ERP是一款面向商贸批发、零售、仓库管理和加工组装企业的云端进销存管理系统。
系统围绕中小企业常用业务设计，没有堆砌大量华而不实的功能，重点解决日常经营中最常见的问题。
采购、销售、库存一体化管理
采购入库、销售出库、采购退货、销售退货、库存调拨和库存盘点统一管理，单据保存后自动更新库存，减少重复记账。
手机电脑都能使用
办公室可以使用电脑开单，外出时可以通过手机查看库存、销售额、客户欠款和经营数据，数据实时同步。
支持扫码快速开单
商品可以通过条码快速搜索和录入，减少手工输入，提高门店、仓库和批发开单效率。
自动带入历史成交价格
同一个客户再次购买商品时，可以参考或自动带入历史成交价格，避免员工记错客户价格，也能减少反复查询。
自动统计库存成本和销售利润
系统根据库存和销售业务自动核算商品成本、销售毛利和经营数据，让老板不仅知道卖了多少钱，还能知道实际赚了多少钱。
管理应收应付和往来账款
客户欠款、供应商应付款、收款记录、付款记录和往来明细统一管理，月底对账更加清楚。
支持批次和有效期管理
适合食品、酒水、冻品、调味品、医药用品等需要管理批次和有效期的行业，可以查询不同批次库存并进行临期管理。
支持加工和组装业务
除了普通采购、销售和库存管理，还支持加工领料、加工入库、组装出库和组装入库，适合有简单生产、加工和套装业务的企业。
支持多仓库和多用户协同
不同仓库可以分别管理库存，多名员工可以使用各自账号登录，老板能够统一查看企业经营情况。
五、选择进销存软件前，建议先做一次真实业务测试
不管销售人员介绍得多好，正式购买前都建议先试用。
试用时不要只随便打开几个页面，而是按照企业真实业务完整操作一遍：
新增几个常用商品；
建立客户、供应商和仓库；
做一张采购入库单；
做一张销售出库单；
查看库存是否正确变化；
测试退货、调拨和盘点；
查看客户欠款和供应商应付款；
查看销售成本和利润；
用手机登录体验操作；
测试单据打印和报表查询。
通过真实业务测试，才能判断软件是否真正适合自己的企业。
六、进销存软件没有统一的“最好”，只有真正适合
市场上没有一款软件能够适合所有企业。
大型集团需要复杂的审批流程、生产计划和财务体系；中小企业更需要简单、稳定、容易上手，并且能够准确管理采购、销售、库存、欠款和利润的系统。
所以，老板选择进销存软件时，不要盲目追求大品牌，也不要只图价格便宜。
真正值得考虑的是：
员工是否容易学会；
日常开单是否高效；
库存是否能够准确管理；
成本和利润是否能够自动核算；
客户欠款是否清楚；
手机电脑是否同步；
售后服务是否及时；
系统能否适应企业后续发展。
万佳云ERP坚持把复杂的管理逻辑放在系统后台，把简单清晰的操作体验留给用户。
对于希望告别手工记账、Excel表格和库存混乱的中小企业来说，一套简单好用、数据清楚、手机电脑都能使用的进销存系统，才是真正能够帮助企业提高效率、减少差错、看清利润的管理工具。
万佳云ERP——简单好用的进销存管理系统。