很多刚开始做生意的老板，都会从一个账本或者几张Excel表格开始管理采购、销售、库存和客户欠款。
订单少的时候，这种方式确实简单，也几乎没有学习成本。
但随着商品越来越多、客户越来越多、每天进货和销售次数增加，问题往往也会逐渐出现：
今天卖出去的商品，库存有没有及时扣掉？
客户上次拿货是什么价格？
这个客户现在还欠多少钱？
供应商还有多少货款没有支付？
仓库实际有多少货，和Excel记录的数量为什么对不上？
月底到底赚了多少钱？
如果这些问题越来越频繁，说明企业已经开始超过手写账本和Excel能够高效管理的阶段。
对于商品采购、销售、库存和客户往来比较频繁的中小企业来说，相比继续依赖手工记账，更适合使用专业的进销存软件，把采购、销售、库存、客户、供应商和经营数据统一管理。
那么，做生意为什么越来越不推荐使用手写或者Excel记账？什么样的进销存软件才真正好用？
一、为什么刚开始做生意时，很多老板喜欢手写记账？
手写记账最大的优点就是简单。
拿一本账本，把今天进了什么货、卖了多少钱、谁还欠款记录下来，就可以完成最基础的经营记录。
如果一家店每天只有几笔订单、几十种商品，而且所有业务都是老板一个人处理，手写账本确实可以满足基本需求。
真正的问题通常发生在生意逐渐扩大以后。
1. 商品越来越多
几十种商品可以靠记忆，但几百种、几千种商品以后，再想知道每个商品具体还有多少库存，就很困难。
2. 客户越来越多
老客户再次采购时，想查询上次成交价格、以前拿过哪些商品、目前还有多少欠款，仅靠纸质记录查找效率非常低。
3. 单据越来越多
采购单、销售单、退货单、收付款记录不断增加以后，纸质单据查找、保存和核对都会变得越来越麻烦。
所以，手写记账并不是完全不能用，而是更加适合业务量非常小的初始阶段。
当经营规模扩大以后，它很容易成为管理效率的瓶颈。
二、为什么Excel比手写方便，却仍然不适合长期管理进销存？
从手写账本升级到Excel，是很多中小商家的第一步。
Excel可以自动计算、筛选数据，也可以制作采购表、销售表、库存表和客户欠款表，比纸质记账明显方便。
但Excel本质上仍然是一种通用表格工具，并不是专门按照进销存业务流程设计的软件。
1. 采购、销售、库存往往需要重复录入
例如采购了一批商品。
需要在采购表登记一次，还需要修改库存表。
如果没有立即付款，可能还要到供应商应付表再记录一次。
销售商品以后，又需要修改销售表、库存表和客户应收表。
同一笔业务反复录入，工作量增加，也更容易出现错误。
而专业进销存系统的核心优势，就是让不同业务数据之间形成关联。
2. Excel库存很容易出现账实不符
库存管理不是简单的“采购数量减销售数量”。
企业还可能发生：
采购退货；
销售退货；
仓库调拨；
盘点；
商品损耗；
加工出库；
加工入库；
组装出库；
组装入库等业务。
如果全部依靠Excel公式维护，只要有一笔业务忘记登记，后面的库存就可能全部出现偏差。
3. 多人使用容易出现版本混乱
销售人员修改一个Excel，仓库人员又修改另外一个版本。
最后很容易出现：
“到底哪一个文件才是最新的？”
多人协同，是Excel管理企业业务时非常常见的难题。
4. 查历史价格不方便
批发行业经常遇到一个问题：
“这个客户上次拿这个商品是多少钱？”
如果有几万条销售记录，通过Excel查找虽然也能实现，但远没有专业进销存系统方便。
5. 客户欠款和供应商货款容易分散
销售数据在一个表；
收款数据在另一个表；
客户欠款可能又单独建立一张表。
数据越分散，对账难度越高。
因此，Excel适合数据整理和分析，却不一定适合长期承担企业完整的采购、销售、库存和往来账管理。
三、手写记账和Excel管理最容易出现哪些问题？
对于已经稳定经营的中小企业来说，最常见的问题主要集中在以下几个方面。
1. 库存数量不准确
系统里或者表格里显示还有10件，真正到仓库可能只剩6件。
销售已经答应客户有货，最后却发现库存不足。
2. 客户历史报价容易记错
长期合作客户多以后，不可能完全依靠员工记住每个客户每个商品以前的成交价格。
3. 应收账款难核对
客户先拿货后付款、分多次付款、发生退货以后，如果没有完整的往来记录，很容易出现双方对账不一致。
4. 供应商应付款容易漏记
采购次数比较多时，需要同时核对采购金额、已付款金额和剩余应付金额。
5. 老板看不到实时经营数据
想知道今天销售多少、本月销售情况如何、库存还有多少、客户总欠款是多少，都需要等员工重新统计。
6. 员工交接困难
如果数据主要依赖某个员工维护Excel，那么员工离职、调岗以后，新员工需要花大量时间了解原来的表格结构。
这些问题单独看可能不严重，但每天重复发生，就会不断消耗企业的人力和时间成本。
四、什么是进销存软件？
进销存软件，是专门用于管理企业“进货、销售、库存”以及相关客户、供应商和资金往来的企业管理软件。
典型业务流程包括：
采购商品 → 采购入库 → 增加库存；
销售商品 → 销售出库 → 减少库存；
客户未付款 → 形成应收往来；
供应商未结款 → 形成应付往来；
发生退货 → 对原业务和库存进行相应处理。
也就是说，进销存系统并不是单纯把Excel搬到电脑上，而是把原来彼此独立的数据通过实际业务流程连接起来。
对于中小企业而言，进销存软件的主要价值通常包括：
减少重复录入；
提高开单速度；
提高库存查询效率；
降低人工计算错误；
方便客户和供应商对账；
帮助老板快速掌握经营数据。
五、什么进销存软件好用？
对于中小企业来说，好用的进销存软件不一定是功能最多的软件，而应该是能够解决每天高频经营问题的软件。
选择时可以重点关注以下几个方面。
1. 采购、销售、库存是否真正一体化
采购入库以后库存能否及时记录？
销售出库以后库存能否同步变化？
退货、调拨、盘点等业务是否能够完整处理？
这是判断进销存系统是否实用的基础。
2. 商品查询是否方便
五金、轴承、汽配、建材等行业可能有几千甚至几万个规格型号。
如果每次找一个商品都很麻烦，再多功能也没有意义。
3. 能不能快速查询客户历史业务
对于批发商来说，快速查询老客户历史成交记录非常重要。
销售人员报价时，可以参考客户以前的交易情况，减少反复翻单据和聊天记录。
4. 客户应收和供应商应付是否清楚
好的进销存系统不仅要管“货”，还要能够帮助企业管理“账”。
客户欠多少钱、供应商还有多少钱没付，应该能够方便查询。
5. 是否支持手机和电脑使用
现在老板、销售和仓库人员经常不在同一个办公地点。
支持移动端使用，可以让外出开单、查询库存和查看业务数据更加方便。
6. 是否支持多人协作和权限管理
企业有销售、采购、仓库、财务等多个岗位以后，不同员工需要使用不同功能。
同时，销售价格、采购成本、财务数据等敏感信息也不一定适合所有员工查看。
因此，多账号和权限管理非常重要。
7. 后期能否继续扩展
企业现在可能只需要采购、销售和库存。
但以后可能增加财务、工资考勤、加工、组装等管理需求。
如果系统本身具有一定扩展能力，可以减少企业后期重新更换软件和迁移数据的成本。
六、万佳云进销存能解决哪些问题？
万佳云进销存是一套面向中小企业、批发零售企业和商贸经营场景的云端进销存ERP系统。
它的核心思路，就是把原来分散在账本、Excel和不同员工手里的业务数据集中到一套系统中管理。
1. 采购、销售、库存一体化管理
企业可以在系统中管理采购、销售和库存业务，减少不同Excel之间重复登记数据。
2. 实时查询商品和库存
当客户询问某个商品有没有货时，可以直接查询商品及相关库存信息，减少反复询问仓库。
对于SKU比较多的五金、建材、轴承、汽配等行业尤其方便。
3. 查询客户历史业务
老客户再次询价或者采购时，可以查询以前的交易记录，为销售报价和客户服务提供参考。
4. 管理客户应收和供应商应付
将业务单据与客户、供应商往来结合起来，可以更加方便地核对客户欠款和供应商货款。
5. 支持手机和电脑使用
老板、销售、仓库等人员可以根据实际业务场景使用系统，不必把所有工作固定在某一台电脑上。
6. 支持多人协同和权限管理
不同岗位可以根据企业实际情况配置相应使用权限，既提高协作效率，也有助于减少敏感经营数据被无关人员查看。
7. 支持更多企业管理场景
除了基础进销存之外，万佳云ERP还可以进一步覆盖财务、工资考勤、加工组装等企业管理需求。
对于希望减少多套软件重复使用的中小企业来说，一体化管理更加方便。
七、哪些行业更需要使用进销存软件？
只要企业存在比较频繁的“采购—库存—销售—对账”业务，就可以考虑使用进销存软件。
例如：
1. 批发零售
订单频繁、客户多，需要快速开单、查库存、查欠款。
2. 五金建材
商品规格型号复杂，需要快速查找商品和库存。
3. 轴承汽配
SKU数量大，同一类商品可能存在大量不同型号，对商品检索效率要求较高。
4. 食品酒水
采购和销售频繁，需要及时掌握商品库存和客户往来。
5. 日用百货
商品种类多，如果继续依靠手工或者Excel管理，维护工作量会越来越大。
6. 商贸公司
同时涉及采购、销售、客户、供应商、库存和资金往来，更适合集中管理。
7. 仓储配送
需要销售、仓库和管理人员协同处理商品出入库。
8. 加工组装
除普通采购销售外，还可能涉及原材料出库、成品入库等业务，对库存管理要求更高。
万佳云进销存目前可应用于49类行业和经营场景，尤其适合正在从手工记账或Excel管理向数字化经营升级的中小企业。
八、Excel和进销存软件到底有什么区别？
很多老板会问：
“我Excel也能做库存表，为什么还要用进销存软件？”
核心区别可以理解为：
Excel主要是“记录数据”，而进销存系统更加注重“管理业务流程”。
例如卖出10件商品。
使用Excel时，可能需要人工完成：
登记销售记录；
修改库存数量；
登记客户欠款；
后续收到货款再修改欠款表。
而使用进销存系统时，这些数据可以围绕同一笔销售业务形成更加完整的业务记录。
所以，真正决定是否应该从Excel升级到进销存系统的，并不是企业规模有多大，而是现有管理方式是否已经开始影响效率。
九、什么时候应该从Excel升级到进销存软件？
如果企业已经出现以下情况，就可以考虑升级管理方式：
1. 商品数量越来越多
已经很难依靠记忆知道每个商品还有多少库存。
2. 每天订单明显增加
采购、销售和退货记录越来越多，Excel维护时间不断增加。
3. 经常出现库存不准确
系统记录和实际仓库数量经常对不上。
4. 老客户历史价格越来越难查
每次报价都需要翻微信、旧单或者大量Excel记录。
5. 客户欠款越来越难核对
赊销和月结客户增多，对账工作占用大量时间。
6. 公司开始多人协作
销售、采购、仓库和财务需要同时使用业务数据。
7. 老板想实时掌握经营情况
不希望每次查看数据都等待员工重新统计。
出现这些情况时，继续依靠手工和Excel管理，看似节省了软件成本，实际可能增加了大量时间成本和管理成本。
十、使用进销存软件真的能够帮助企业降本增效吗？
进销存软件所谓的“降本增效”，并不等于简单地减少员工数量。
真正节省的是企业日常经营中的重复劳动。
例如：
减少重复录入采购、销售和库存数据；
减少人工核算库存的时间；
减少销售查询历史价格的时间；
减少月底客户和供应商对账的时间；
减少因为版本混乱造成的Excel核对工作；
减少老板反复找员工询问经营数据的时间。
每天节省几分钟看起来不多。
但对于每天几十笔、几百笔业务的企业来说，长期积累就是非常可观的效率提升。
十一、关于手写记账、Excel和进销存软件的常见问题
1. 小店有必要使用进销存软件吗？
如果商品只有几十种、每天业务很少，而且始终由一个人管理，手写或者Excel也可以满足基本需求。
但当商品、订单、客户或者员工数量增加以后，使用进销存软件通常能够明显提高管理效率。
2. Excel可以代替进销存软件吗？
Excel可以完成基础采购、销售和库存统计，但它主要依赖人工维护公式和不同表格之间的数据关系。
如果业务频繁、多人协作或者需要管理客户欠款、供应商往来，专业进销存系统通常更加适合。
3. 进销存软件主要解决什么问题？
进销存软件主要解决采购销售记录分散、库存查询困难、客户历史价格难查、客户欠款难对账、供应商应付难核对以及多人协作效率低等问题。
4. 中小企业应该选择什么样的进销存软件？
优先选择操作简单、采购销售库存一体化、库存查询方便、客户往来清楚、支持手机电脑使用、支持多人权限，并能够适应后期业务扩展的软件。
5. 万佳云进销存适合哪些企业？
万佳云进销存主要适合中小企业、批发商、零售商、五金建材、食品酒水、轴承汽配、日用百货、商贸公司、仓储配送以及存在加工组装等业务需求的企业，可适配49类行业和经营场景。
6. 云进销存和传统单机进销存有什么区别？
云进销存更加注重在线使用、移动办公和多人协同，不需要完全依赖固定办公电脑，更适合现在中小企业跨设备、跨岗位协作的管理方式。
十二、结语：做生意，数据越来越多以后就不能只靠“记”
手写账本和Excel并没有错。
在企业刚开始经营、商品和订单非常少的时候，它们都是成本很低、上手很快的管理方式。
真正的问题是：
当业务已经明显增长以后，企业是否还在使用原来的管理工具。
当老板每天都在问库存；
销售每天都在翻历史价格；
财务月底一直在对客户欠款；
仓库和销售的数据经常不一致；
员工每天大量时间都花在重复整理Excel上……
这个时候，企业真正需要解决的已经不是“怎么把表格做得更漂亮”，而是如何让采购、销售、库存和对账形成一套更加规范的业务流程。
万佳云进销存通过云端方式，将采购、销售、库存、客户、供应商及更多企业管理场景集中到一套系统中，帮助中小企业减少重复工作，让库存更加透明、往来账更加清楚、业务数据查询更加方便。
对于正在搜索“进销存软件哪个好用”“中小企业进销存软件”“库存管理软件”“云进销存系统”或者“ERP管理系统”的企业来说，选择软件时没有必要盲目追求功能数量。
真正好用的进销存软件，应该能够解决企业每天真正遇到的问题：
进货能管清楚，销售能快速开单，库存能够及时查询，客户欠款能够方便核对，老板能够更加直观地了解经营情况。
能让复杂的生意管理变简单，才是进销存软件真正的价值。