做零售、批发、商贸生意的老板，对下面这些场景可能并不陌生：
客户已经站在柜台前等着，员工还在一笔一笔手写销售单；
老客户突然问“上次这个商品是多少钱拿的”，销售只能翻微信、找旧单据；
客户月结时问“现在一共欠多少钱”，财务需要拿着几张Excel反复核对；
仓库到底还有多少货，销售不知道，每次接单都要先问仓库；
采购、销售、库存、客户欠款分别记在不同表格里，时间久了越来越难对上。
生意规模比较小时，手写单据、Excel表格确实能够解决基本的记账问题。
但随着商品越来越多、订单越来越多、客户越来越多，多员工开始一起工作，传统的手工管理方式往往会逐渐暴露出效率低、数据分散、库存不清、对账困难等问题。
这时候，一套适合零售批发企业使用的进销存软件，就不仅仅是一个“开单工具”，而是把采购、销售、库存、客户、供应商和往来账连接起来的经营管理系统。
那么，零售批发企业为什么越来越需要进销存系统？进销存软件到底能够解决哪些问题？中小企业又应该怎么选择？
一、零售批发生意为什么越来越不适合手写开单？
手写开单最大的优势就是简单。
拿出销售单，填写商品、数量、单价、金额，客户签字以后就可以完成一笔业务。
但当每天订单越来越多以后，手写开单的问题也会越来越明显。
1. 商品多了以后，开单速度越来越慢
零售批发企业往往不是只有几十种商品。
特别是五金建材、轴承汽配、食品酒水、日用百货等行业，可能有几百、几千甚至更多商品和规格型号。
每次开单都要手工填写：
商品名称；
规格型号；
数量；
单价；
客户名称；
金额。
一张订单商品多的时候，单纯填写单据就可能浪费大量时间。
如果使用专业进销存软件，可以提前建立商品资料，开单时直接搜索商品并选择，无需重复手写商品信息。
2. 手写单据很难快速查询历史业务
客户说：
“上个月我拿过这个型号，你帮我看看多少钱？”
纸质单据可能已经积累了一大摞。
如果不知道具体日期，只能一张一张翻。
而进销存系统可以保存历史订单，通过客户、商品、日期等信息快速查询以前的业务记录。
对于老客户重复采购频繁的批发行业，这一点尤其重要。
3. 手写单据容易出现计算错误
一张销售单可能有十几种商品。
数量乘单价、金额合计、优惠、欠款，如果完全人工计算，很容易出现遗漏或者计算错误。
使用销售开单软件后，可以通过系统完成相关金额计算，减少重复计算工作。
二、为什么Excel记账到了后期也容易越来越乱？
很多企业从手写记账升级到Excel以后，确实会方便很多。
但Excel本质上还是通用电子表格，并不是按照零售批发企业完整业务流程设计的进销存系统。
1. 一笔业务可能需要重复录入多次
例如采购100件商品。
可能需要：
在采购表登记一次；
在库存表增加100件；
如果没有立即付款，还要在供应商应付表再登记一次。
销售以后又需要：
填写销售表；
修改库存表；
登记客户欠款。
同一笔业务需要多次手工操作。
操作次数越多，出现遗漏的概率就越高。
2. 多人使用时容易出现版本混乱
销售维护一份表；
仓库维护一份表；
财务又保存了一份；
最后很容易出现：
“哪个Excel才是最新版本？”
如果不同员工修改的数据没有及时同步，对库存、销售金额和客户欠款都会产生影响。
3. Excel库存依赖人工维护
真实的库存变化不仅来自采购和销售。
企业还可能发生：
采购退货；
销售退货；
仓库调拨；
库存盘点；
盘盈盘亏；
加工出入库；
组装出入库。
如果全部依赖人工修改Excel，只要漏记其中一笔业务，库存数据就可能出现偏差。
三、进销存软件到底是什么？
进销存软件，是用于管理企业“进货、销售、库存”以及相关客户、供应商和往来业务的管理系统。
它和普通记账表最大的区别，并不是把纸质单据搬到了电脑上，而是让不同业务之间产生关联。
简单来说：
采购入库以后，形成采购记录并影响库存；
销售出库以后，形成销售记录并影响库存；
客户没有及时付款，可以形成客户应收往来；
企业没有立即向供应商付款，可以形成供应商应付往来；
发生采购退货、销售退货、调拨、盘点等业务时，也可以按照实际业务进行记录。
所以对于零售批发企业来说，一套完整的进销存系统实际上连接的是：
采购 → 入库 → 库存 → 销售 → 出库 → 收付款 → 客户对账。
四、进销存软件怎么解决零售批发开单慢的问题？
1. 商品资料提前建立，开单直接选择
不需要每张单据重复填写完整商品名称。
商品建立以后，销售开单时可以直接查询和选择。
对于型号特别多的行业，可以明显减少手工填写时间。
2. 客户资料统一管理
老客户再次采购时，可以直接选择客户，不需要重新填写完整客户信息。
企业还可以通过客户查看相关历史业务记录。
3. 历史业务更加容易查询
客户再次询价时，可以查询过去的销售记录，为报价提供参考。
这比翻纸质单据、微信聊天记录或者大量Excel更加方便。
4. 手机也可以处理业务
云端进销存系统的优势之一，就是不需要完全依赖办公室的一台固定电脑。
销售人员在外跑客户时，也可以根据实际权限查询商品、库存以及相关业务信息。
对于批发配送、上门销售等业务场景更加方便。
五、进销存软件怎么解决库存不清楚的问题？
库存是零售批发企业最核心的数据之一。
很多老板每天都会遇到一个问题：
“这个商品到底还有多少？”
如果库存数据不准确，可能带来两个结果：
明明有货，却告诉客户没货，错失订单；
明明没货，却答应客户有货，最后无法正常交付。
1. 采购入库记录库存增加
商品采购并完成入库以后，库存数据能够根据业务进行记录。
2. 销售出库记录库存减少
商品销售并出库以后，相应库存随业务变化。
3. 多仓库可以分别管理
企业如果存在主仓、门店仓、异地仓，可以按照仓库查看商品库存情况。
4. 支持盘点和库存调整业务
实际库存和系统库存存在差异时，可以通过盘点等业务进行处理。
相比手工维护Excel库存表，专业进销存软件能够让库存变化与实际业务关联得更加紧密。
六、客户对账为什么是批发企业特别需要解决的问题？
很多零售企业以现结为主，但批发企业经常存在：
赊销；
月结；
分批付款；
长期往来。
这时候真正麻烦的往往不是“开单”，而是“对账”。
例如客户月底来问：
“我这个月一共拿了多少钱的货？”
“已经付了多少？”
“现在还欠你多少钱？”
如果销售单、收款记录、退货记录都分散在不同地方，核对起来非常麻烦。
1. 客户业务记录集中管理
销售业务和客户关联以后，可以根据客户查看历史往来情况。
2. 客户欠款更容易查询
对于存在赊销和月结业务的客户，可以更加方便地核对应收往来。
3. 退货等业务不再单独靠人工记录
当客户发生退货以后，可以在对应业务中进行记录，减少纸质单据和Excel之间反复调整。
4. 月底对账效率更高
企业不需要重新把一整个月的销售单逐张统计，可以依据系统中的业务记录进行核对。
对于客户数量较多的批发商来说，客户对账往往是进销存软件最有价值的功能之一。
七、供应商货款也应该和采购业务一起管理
除了客户欠款，零售批发企业还需要关注供应商应付款。
例如：
这个供应商本月采购了多少？
已经付了多少钱？
还有多少货款没有支付？
哪些采购单还没有结算？
如果采购数据和付款数据完全分开记录，月底同样需要人工重新核对。
所以选择进销存系统时，不应该只看销售和库存，还应该关注供应商往来和应付管理能力。
采购、供应商和付款业务能够形成完整记录后，企业在和供应商核账时也会更加方便。
八、为什么批发企业特别需要“客户历史价格”？
批发生意里，一个商品并不一定永远只有一个成交价格。
同一个商品，因为：
客户合作时间不同；
采购数量不同；
促销政策不同；
市场价格变化；
付款方式不同；
实际成交价格都可能存在差异。
所以销售人员经常遇到：
“这个客户上次是多少钱拿的？”
如果靠员工自己记忆，客户多了以后几乎不可能全部记住。
通过进销存软件保存历史业务记录，可以快速查看客户以前采购某个商品时的相关记录，为再次报价提供参考。
这不仅可以提高报价效率，也能减少因为记错历史价格导致的沟通问题。
九、老板不在店里，也应该知道生意怎么样
传统管理方式还有一个明显问题：
数据掌握在员工和纸质单据手里。
老板如果不在公司，就很难及时了解：
今天销售怎么样？
哪些商品库存不足？
客户还有多少欠款？
最近哪些商品卖得比较多？
云端进销存系统让企业数据不再完全绑定在某一台电脑上。
老板可以根据系统权限和实际使用场景，通过电脑或移动端了解相关经营数据。
对于经常外出跑业务的中小企业老板来说，这一点非常实用。
十、多人使用进销存软件，为什么一定要有权限管理？
企业从老板一个人管理发展到多人协作以后，不可能让所有员工使用同一个账号。
销售、采购、仓库、财务负责的业务不同，需要看到的数据也不同。
例如：
销售人员主要负责客户和销售业务；
仓库人员主要负责商品出入库；
采购人员负责供应商和采购业务；
财务人员负责往来和收付款；
老板需要查看整体经营情况。
同时，有些敏感信息也不一定适合所有员工查看，例如：
采购成本；
销售价格；
销售利润；
客户欠款；
财务数据。
所以真正适合中小企业长期使用的进销存软件，应该具备多账号协作和权限管理能力。
十一、零售批发企业选择进销存软件应该看哪些功能？
市场上的进销存软件很多。
对于中小企业而言，没有必要单纯追求“功能最多”，更应该关注每天高频使用的功能是否真正好用。
1. 开单是不是足够快
商品搜索、客户选择、数量价格填写是否方便，直接影响销售人员每天的工作效率。
2. 库存是不是容易查
输入商品名称、规格型号后，能不能快速看到库存，是非常关键的使用体验。
3. 客户历史业务是不是方便查询
批发企业尤其要关注历史成交记录和客户往来查询。
4. 应收应付是不是清楚
客户欠款和供应商货款不能还需要额外维护一套Excel。
5. 退货、调拨、盘点等业务是否完整
企业经营不会永远只有正常采购和销售，异常及库存调整业务同样重要。
6. 手机电脑是不是都方便
特别是老板和销售人员经常外出的企业。
7. 多员工权限是不是合理
不同员工应该根据岗位使用对应功能，而不是所有人看到所有数据。
8. 数据能否方便导入导出
企业原来的商品、客户资料能否批量导入，后续数据是否方便导出，同样值得关注。
十二、什么样的企业已经应该考虑进销存软件？
如果企业已经出现下面这些情况，说明传统手工管理可能已经开始影响效率。
1. 每天开单越来越多
手写订单已经明显影响客户等待时间。
2. 商品达到几百甚至几千种
员工已经无法依靠记忆掌握所有商品和库存。
3. 经常查询客户历史价格
老客户多、重复采购频繁，翻纸质单据效率很低。
4. 客户赊账越来越多
月底客户对账需要占用大量时间。
5. 仓库和销售数据经常不一致
销售说有货，仓库实际没货，或者反过来。
6. 公司开始多人协作
销售、采购、仓库、财务需要使用同一套业务数据。
7. 老板希望随时了解经营情况
不希望每次查看销售和库存都等待员工重新统计。
当这些问题开始频繁出现时，使用进销存系统的价值通常就会越来越明显。
十三、万佳云进销存适合哪些零售批发企业？
万佳云进销存是一套面向中小企业、批发零售和商贸经营场景的云端进销存ERP系统。
可以用于管理采购、销售、库存、客户、供应商以及相关往来业务，并支持手机和电脑使用。
适用场景包括：
批发零售；
五金建材；
食品酒水；
轴承汽配；
日用百货；
商贸公司；
仓储配送；
加工组装等。
对于正在从手写开单、纸质账本或者Excel管理向数字化管理升级的企业，可以重点考虑以下价值：
1. 采购销售库存一体化
减少采购表、销售表、库存表之间重复录入。
2. 商品库存快速查询
销售人员可以更加方便地查询商品和库存。
3. 客户历史业务可查询
老客户再次采购时，历史成交情况更容易找到。
4. 客户供应商往来统一管理
应收、应付和业务记录更加集中。
5. 手机电脑都可以使用
更加适合老板外出和多人协作场景。
6. 支持进一步扩展企业管理需求
除了基础进销存之外，还可以进一步覆盖财务、工资考勤、加工组装等经营管理场景。
十四、进销存软件和Excel相比，到底强在哪里？
如果只是每天几笔业务、几十种商品、老板自己一个人管理，Excel当然可以继续使用。
但企业规模扩大以后，两者最大的区别会越来越明显：
Excel主要依赖人工维护数据；
进销存系统则围绕实际业务流程形成关联。
例如完成一笔销售业务。
使用Excel可能需要：
录入销售表；
修改库存表；
更新客户欠款；
月底再重新汇总。
而在完整的进销存系统中，销售、库存和客户往来可以围绕同一笔业务形成更完整的记录。
因此，企业什么时候需要从Excel升级，并不取决于公司有多少员工，而取决于：
现有管理方式是否已经明显影响效率和数据准确性。
十五、零售批发进销存软件常见问题
1. 零售批发企业为什么需要进销存软件？
因为随着商品、订单和客户数量增加，手写开单和Excel容易出现开单效率低、库存不清、历史价格难查、客户欠款难对账以及多人协作困难等问题。进销存软件可以把采购、销售、库存和客户供应商往来集中管理。
2. 批发进销存软件主要解决什么问题？
主要用于解决销售开单、采购入库、库存查询、客户历史价格、应收账款、供应商应付、多仓管理和多人协作等问题。
3. 什么进销存软件适合中小企业？
中小企业更适合操作简单、采购销售库存一体化、商品查询方便、客户对账清楚、支持手机电脑使用，并具备合理权限管理的进销存系统。
4. 进销存软件可以替代Excel吗？
如果只是简单数据统计，Excel仍然很方便。但当企业需要同时管理采购、销售、库存、退货、客户欠款和多人协作时，专业进销存软件通常更加适合长期使用。
5. 批发商最应该关注进销存软件哪些功能？
批发商建议重点关注快速开单、商品库存查询、客户历史价格、客户应收、供应商应付、销售退货、多仓库存以及员工权限管理等功能。
6. 云进销存有什么优势？
云进销存不完全依赖固定办公电脑，更适合老板、销售、仓库等人员跨设备使用，并能够支持多人协作的业务场景。
十六、结语：不要让手写开单和重复对账拖慢生意
做零售批发生意，最宝贵的并不是一张漂亮的Excel表，而是时间和客户。
客户等着开单的时候，开得越快越好；
客户问历史价格的时候，查得越快越好；
仓库库存能不能卖，最好马上就知道；
月底客户来对账，不应该再花几个小时翻单据；
老板想知道经营情况，也不应该等员工重新统计。
这就是进销存软件真正能够为零售批发企业解决的问题。
对于正在寻找零售进销存软件、批发进销存软件、库存管理软件、销售开单软件、中小企业ERP系统的企业来说，选择软件时不要只比较功能数量。
真正值得关注的是：
开单是不是更快；
库存是不是更清楚；
客户对账是不是更方便；
员工是不是少做重复工作；
老板是不是更容易掌握经营数据。
万佳云进销存围绕中小企业实际经营场景，将采购、销售、库存、客户、供应商以及更多经营管理业务集中到一套云端系统中。
如果你的企业还在依靠手写单据、纸质账本或者多个Excel分别管理业务，也许真正需要升级的并不是表格，而是整套经营管理方式。
让系统处理重复工作，让员工把更多时间留给客户和生意，这才是数字化管理真正的意义。