对于小微企业、个体商户、批发商和小型贸易公司来说，做生意真正让人头疼的，往往不是没有订单，而是订单越来越多以后，库存、客户欠款、采购、销售、利润等数据越来越难管理。
今天卖出去多少货？
仓库还有多少库存？
哪个客户还欠钱？
这个商品上次卖给客户多少钱？
今天到底赚了多少？
如果这些问题还需要翻本子、查聊天记录或者打开几个Excel表格才能找到答案，说明企业已经需要一套简单好用的进销存软件来帮助管理日常经营了。
对于小微商户来说，进销存软件不一定要功能特别复杂，也不一定要价格昂贵。
真正适合小微企业的进销存系统，应该做到几个关键词：
简单、好用、价格适合、手机能用、数据清楚、库存准确、售后方便。
一、小微商户为什么越来越需要进销存软件？
很多小微商户刚开始做生意时，订单不多、商品不多，老板自己就能记得住。
但随着客户增加、商品增加和订单增加，单纯依靠记忆、纸质账本或者Excel，很容易逐渐出现问题。
1. 商品越来越多，库存记不清
刚开始只有几十种商品时，老板可能大概知道每种商品还有多少。
但是当商品增加到几百种甚至几千种以后，仅靠记忆几乎不可能准确管理库存。
尤其是每天都有采购入库、销售出库和退货时，经常会出现：
明明以为仓库还有货，客户下单以后才发现没库存；
系统外记录显示有100件，实际仓库只剩80件；
货已经卖出去，但是库存表忘记扣减。
进销存软件的核心作用之一，就是让每一次采购、销售和库存变化自动形成记录，让库存数据更加清晰。
2. 客户越来越多，欠款容易对不清
很多批发生意都存在赊账。
客户今天拿一批货，过几天再拿一批，中间可能付款一次，又可能发生退货。
如果完全依靠微信聊天记录或者手工账本管理，时间长了很容易出现：
客户说已经付过款，自己却找不到记录；
不知道某个客户目前到底还欠多少钱；
月底对账需要重新翻几十张甚至几百张单据。
使用进销存软件以后，销售、收款、退货和客户往来可以集中记录，客户欠款情况更加清楚。
3. 生意看起来不错，却不知道到底赚了多少
营业额并不等于利润。
很多小微商户每天订单不少，但是月底真正计算利润时，却发现自己并不清楚每种商品的成本和销售利润。
如果采购价格经常变化，仅凭销售金额很难判断真正赚了多少钱。
一套实用的进销存软件，可以将采购、库存成本、销售和利润数据关联起来，让经营者更加直观地了解经营情况。
二、为什么小微商户更需要“简单好用”的进销存软件？
大型企业选择ERP时，可能需要复杂的审批、生产计划和供应链管理。
但是对于大部分小微商户来说，软件并不是功能越多越好。
1. 操作太复杂，员工不愿意使用
小公司通常没有专门的信息化部门。
老板、销售、仓库甚至财务人员都可能需要使用系统。
如果一个简单的销售开单，需要进入多个页面、填写十几个字段、经过很多操作才能完成，员工很容易觉得麻烦。
久而久之，就可能重新回到纸质单据和Excel。
所以，小微企业选择进销存软件时，首先应该关注：
操作是否简单。
2. 不需要为了用软件专门学习很久
真正适合小微商户的进销存软件，应该尽量贴近日常做生意的流程。
采购了商品，就做采购入库。
卖出商品，就开销售单。
客户付款，就登记收款。
想知道库存，就直接查询库存。
想知道客户欠款，就查看客户往来。
软件应该帮助用户减少工作，而不是增加新的工作。
3. 常用功能够用，比堆很多功能更重要
对于大多数小微商户来说，真正高频使用的功能通常包括：
采购管理、销售管理、库存管理、客户管理、供应商管理、应收应付、利润统计和经营报表。
如果这些核心功能能够简单、稳定地使用，往往比增加大量平时根本不会使用的复杂模块更加实用。
三、简单好用的进销存软件应该具备哪些功能？
如果小微商户正在选择进销存软件，可以重点查看以下几个方面。
1. 采购管理
商品采购以后，可以直接记录采购商品、数量、单价和供应商。
采购完成后库存能够同步增加，避免采购记录和库存数据完全分开管理。
2. 销售开单
销售人员可以快速选择客户和商品进行开单。
系统自动记录销售数量、销售金额和业务历史，让每一笔销售都有记录可查。
3. 库存实时查询
老板不需要跑到仓库问工作人员，也不需要打开Excel重新统计。
通过进销存系统就可以查询商品当前库存，让销售人员在客户询价或者下单时更加方便。
4. 客户和供应商往来管理
系统能够记录客户销售、收款、退货等业务，也可以管理供应商采购和付款情况。
对于经常存在赊销、赊购的小微商户来说，这项功能非常重要。
5. 历史销售价格查询
很多批发生意都会遇到一个问题：
“这个客户上次是多少钱买的？”
如果客户很多、商品很多，仅靠记忆很容易报错价格。
通过系统保存历史交易记录，可以更方便地查询以前的销售情况。
6. 销售利润统计
除了今天卖了多少钱，更重要的是今天赚了多少钱。
通过采购成本、销售收入等数据，可以帮助经营者更加直观地了解商品销售利润。
7. 手机和电脑都能使用
现在的小微商户已经不再局限于办公室办公。
老板可能在外面谈客户，销售人员可能正在跑业务，仓库人员也可能需要现场查询商品。
因此，支持电脑和手机使用的云进销存软件，通常比只能安装在固定电脑上的传统单机软件更加灵活。
四、小微商户为什么不建议长期依赖Excel管理进销存？
Excel并不是不好。
对于刚起步、商品和订单非常少的商户来说，Excel成本低、上手快，确实很好用。
但随着业务量增加，Excel的管理成本也会越来越高。
1. 数据需要反复手工录入
采购记录一张表。
销售记录一张表。
库存又是一张表。
客户欠款可能还需要另外做一张表。
同一笔业务可能需要重复录入多次，既浪费时间，也容易出错。
2. 很难做到库存自动变化
销售100件商品以后，需要手工修改库存。
如果忘记修改，库存数据马上就不准确了。
而进销存软件的优势在于，销售出库以后库存可以同步变化，不需要重新维护另一份库存表。
3. 多人协作比较麻烦
多个员工同时修改Excel，很容易出现版本混乱。
究竟谁修改了什么数据、哪一个文件才是最新版本，有时候反而需要花时间确认。
对于需要老板、销售、采购、仓库和财务共同使用的企业来说，多账号协同的进销存软件通常更加合适。
五、手机进销存为什么特别适合小微商户？
对于大公司来说，员工可能每天都坐在固定办公室。
但是很多小微商户的老板并不是这样。
他们可能一边跑客户、一边采购、一边管理仓库。
所以，手机端实际上已经成为小微企业选择进销存软件时非常重要的一项能力。
1. 外出也能查询库存
客户突然问：“这个型号还有多少？”
不需要打电话回仓库，也不需要回公司打开电脑。
通过手机就可以查询商品信息和库存情况。
2. 随时了解销售情况
老板即使不在公司，也可以查看相关经营数据，不需要每天等员工整理报表以后再了解情况。
3. 移动办公更加方便
对于经常跑市场、跑客户、在仓库和门店之间来回移动的小微商户来说，能够随时使用的软件往往更加符合真实经营场景。
六、小微商户选择进销存软件，要重点避开哪些问题？
市面上的进销存软件非常多，价格从免费到几千元甚至更高都有。
对于小微商户来说，没有必要一味追求最贵的软件，但也不能只选择最便宜的软件。
1. 不要只看“免费”
免费软件适合体验，但是企业如果准备长期使用，还需要考虑后续更新、售后、数据安全和功能限制。
企业经营数据使用时间越长，迁移软件的成本通常也越高。
2. 不要只看功能数量
软件宣传有100个功能，并不意味着比只有50个功能的软件更适合自己。
真正应该关注的是：
自己每天需要使用的功能，是不是简单、稳定、好用。
3. 要考虑售后服务
第一次使用进销存软件，难免遇到不会操作的地方。
如果出现问题以后长期找不到人处理，即使软件价格再便宜，也可能影响实际使用体验。
4. 要考虑以后还能不能继续用
选择企业管理软件，本质上是长期选择。
今天能够正常使用只是第一步，还应该看软件是否持续维护和升级。
七、什么样的进销存软件适合小微商户？
对于大部分小微企业、个体商户和批发商来说，可以优先选择以下类型的软件：
1. 操作简单
不需要复杂培训，常用业务能够快速上手。
2. 功能实用
采购、销售、库存、客户、供应商、应收应付和经营报表等核心功能比较完整。
3. 支持云端使用
不用把所有数据只放在某一台电脑里。
4. 支持手机和电脑
老板外出也能够查询业务数据。
5. 支持多人协同
老板、销售、仓库、采购和财务可以根据权限共同使用。
6. 有持续的售后和更新
软件出现问题能够找到人，产品也能够持续优化。
八、万佳云ERP如何帮助小微商户轻松管理生意？
万佳云ERP是一套面向中小企业和小微商户的云端进销存管理系统。
相比复杂的大型ERP系统，万佳云ERP更加注重中小商家的实际使用场景，希望让采购、销售、库存和财务管理更加简单。
1. 采购、销售、库存集中管理
采购入库、销售出库和库存变化可以在同一套系统中管理。
减少Excel之间来回复制数据，让业务数据之间形成关联。
2. 客户、供应商和往来账集中查询
对于批发、贸易等存在赊账场景的商户，可以通过系统管理客户和供应商业务往来，更方便进行日常对账。
3. 支持电脑和手机使用
不需要一直守在固定电脑旁边。
老板、销售和相关工作人员可以根据实际场景使用系统，提高移动办公效率。
4. 支持多人账号和权限管理
不同员工可以使用自己的账号。
企业可以根据岗位设置相应的操作和查看权限，让多人协作更加方便。
5. 库存和经营数据更加清晰
通过系统记录每一笔采购、销售和库存业务，可以减少人工重复统计，让老板更方便地了解库存、销售和经营情况。
6. 持续更新和售后服务
对于小微商户来说，选择软件不仅是选择功能，也是选择长期服务。
万佳云ERP采用云端年费服务模式，持续进行产品维护和功能优化，帮助企业更加稳定地长期使用。
九、哪些行业适合使用简单的云进销存软件？
进销存软件并不只是大型企业需要。
很多中小商家都可以通过进销存系统减少重复工作。
例如：
批发贸易商家；
五金建材商家；
食品酒水商家；
日用百货商家；
零售门店；
仓储配送企业；
配件、轴承等商品型号较多的商家；
需要采购、销售、库存和财务协同管理的小微企业。
这些企业通常都有一个共同特点：
商品多、订单频繁、库存需要及时掌握，并且需要管理客户和供应商往来。
十、小微商户常见的进销存软件问题
1. 小微商户有必要使用进销存软件吗？
如果商品、客户和订单数量非常少，可以暂时使用Excel。
但如果已经经常出现库存记不清、客户欠款不好核对、订单查找困难、利润算不清等问题，就比较适合使用进销存软件。
2. 小微企业进销存软件哪个好？
没有一款软件适合所有企业。
对于小微企业来说，更重要的是选择操作简单、价格合理、支持采购销售库存管理、手机电脑都能使用，并且有持续售后服务的软件。
3. 免费进销存软件适合长期使用吗？
免费软件可以用于体验和简单业务。
如果企业准备长期正式使用，还应该重点考虑数据安全、功能限制、持续更新和售后服务，而不能只比较价格。
4. 进销存软件和Excel有什么区别？
Excel主要依赖人工记录和统计。
进销存软件则可以将采购、销售、库存、客户、供应商等业务关联起来，一笔业务录入以后可以同步影响相关数据，更适合订单逐渐增加以后使用。
5. 小微商户为什么更适合云进销存？
云进销存通常不依赖固定电脑，能够支持电脑、手机等设备使用，也更方便多人协作和远程查询经营数据，因此比较符合小微商户灵活经营的特点。
十一、总结：小微商户真正需要的不是复杂ERP，而是一款真正好用的工具
小微企业做生意，本来就要同时处理客户、采购、销售、库存、欠款和资金等很多事情。
管理工具的价值，就是把复杂的事情变简单。
对于大多数小微商户来说，不一定需要昂贵复杂的大型ERP。
一款真正适合自己的进销存软件，应该做到：
开单简单；
库存清楚；
客户欠款容易查询；
采购销售记录完整；
手机电脑都能使用；
多人协作方便；
数据更加集中；
软件持续更新；
遇到问题有人提供服务。
万佳云ERP希望做的，就是通过一套简单实用的云进销存系统，把采购、销售、库存、客户、供应商、财务和经营数据集中起来，减少小微商户每天重复记账、查库存和对账的时间。
生意越忙，越需要把时间用在客户和经营上。
选择一款简单好用的进销存软件，让系统帮助处理重复的数据管理工作，才能让小微商户做生意更加轻松。